مدیریت زمان وظیفه ای است که برای ماندن در مسیر و رسیدن به اهداف مستلزم توجه مداوم است. این شامل برنامه ریزی، اولویت بندی و اجرای وظایف به گونه ای است که به شما امکان می دهد ضرب الاجل ها را رعایت کنید و به حیاتی ترین اهداف زندگی خود برسید. اگر می‌خواهید مهارت‌های مدیریت زمان خود را افزایش دهید، اما به کمک نیاز دارید تا بفهمید از کجا شروع کنید، این پست برای شما مناسب است! در این مقاله، کاربردی ترین روش ها برای بهبود مدیریت زمان را پوشش خواهیم داد.

چرا مدیریت زمان حیاتی است؟

چند نکته وجود دارد که چرا مدیریت زمان بسیار مهم است، نگاهی بیندازید:

مهارت‌های مدیریت زمان می‌تواند به شما در سازماندهی و اولویت‌بندی کارتان کمک کند و به شما امکان می‌دهد بر روی حیاتی‌ترین وظایف تمرکز کنید.

مهارت‌های خوب مدیریت زمان همچنین می‌تواند به شما کمک کند هنگام کار با یک برنامه شلوغ، منظم و کارآمد بمانید، استرس را به حداقل و بهره‌وری را به حداکثر برسانید.

در نهایت، مهارت‌های خوب مدیریت زمان می‌تواند به شما این امکان را دهد که منابع خود را - چه ذهنی و چه فیزیکی - بهتر مدیریت کنید تا به طور مؤثر برای دستیابی به اهداف مورد استفاده قرار گیرند. 

بنابراین، چگونه می توانید مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود بخشید؟

5 استراتژی کلیدی برای بهبود مهارت های مدیریت زمان

شما می توانید چند کار کلیدی برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود انجام دهید. در ادامه این موارد کلیدی توضیح داده می‌شود.

1. اهداف و ضرب الاجل های واقع بینانه تعیین کنید

یکی از اولین کارهایی که باید انجام دهید این است که اهداف و ضرب الاجل های معقولی برای خود تعیین کنید. اگر برای رسیدن به هدفی تلاش می کنید که باید بلندپروازانه یا واقع بینانه باشد، دستیابی به موفقیت بسیار چالش برانگیز خواهد بود. بنابراین، به جای آن، به اهدافی که در دسترس هستند، اما همچنان به اندازه کافی چالش برانگیز هستند، پایبند باشید تا از کار خود خسته نشوید یا از خود راضی نباشید. همچنین، می‌توانید مهلتی را که می‌خواهید در آن کار را تکمیل کنید، یادداشت کنید، زیرا به شما کمک می‌کند تا افکار خود را مطابق با آن تجزیه و تحلیل کنید و کار به درستی تکمیل شود. 

2. اولویت بندی وظایف 

هنگامی که اهداف خود را تعیین کردید، گام بعدی این است که وظایف خود را اولویت بندی کنید . تعیین اینکه کدام کار باید اولویت داشته باشد و چرا می تواند چالش برانگیز باشد، اما باید بر اساس اینکه چه چیزی به بهترین شکل شما را به اهدافتان می رساند تصمیم بگیرید. 

برای تکمیل کار خود به ترتیب مراحل زیر را دنبال کنید:

• فهرستی از وظایف تهیه کنید
• کارها را بر اساس اولویت بندی سازماندهی کنید
• از یک تقویم برای برنامه ریزی کارها استفاده کنید
• مراحل پیشرفت خود را با هم تیمی ها در میان بگذارید

3. طرح اجرا

در نهایت، همیشه به خاطر داشته باشید که اجرای برنامه شما بسیار مهم است - همه چیز از تجزیه یک هدف مهم به مراحل خاص گرفته تا ایجاد جدول زمانی برای هر مرحله از پروژه. با داشتن یک برنامه اجرایی موثر می توانید اطمینان حاصل کنید که تمام وظایف طبق برنامه ریزی و به موقع انجام می شود؛ به مدیریت وظایف همراه با تمرکز بر کاری که می خواهید شروع کنید کمک می کند؛ همچنین به ایجاد ارتباط مناسب بین اعضای تیم برای دستیابی به نقاط عطف کمک می کند. 

4. استرس را مدیریت کنید

یکی دیگر از استراتژی های ضروری برای بهبود مهارت های مدیریت زمان، مدیریت استرس است . استرس بیش از حد می تواند به سلامت روحی و جسمی شما آسیب برساند، بنابراین باید استرسی را که تجربه می کنید کاهش دهید. 

شما می توانید استرس را با انجام اقدامات زیر مدیریت کنید:

مرزها را تعیین کنید

سطح استرس خود را شناسایی کنید

برای پر کردن زمان بگذارید

تکنیک های آرامش بخش را تمرین کنید

شرایط خود را بپذیرید و درخواست کمک کنید

5. یک رویکرد مبتنی بر سیستم را توسعه دهید

علاوه بر استراتژی های مدیریت زمان موثر، داشتن یک رویکرد مبتنی بر سیستم در هنگام کار بر روی وظایف بسیار مهم است . این بدان معنی است که کار خود را به گونه ای سازماندهی کنید که منطقی باشد و به شما امکان می دهد پیشرفت را دنبال کنید. با انجام این مراحل می توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید و به مهمترین اهداف خود برسید. 

همچنین می توانید برای مدیریت زمان به روشی مناسب مراحل زیر را دنبال کنید: 

استراحت های منظم : حتی اگر فقط 5 دقیقه باشد، گذراندن زمان دور از کار روزانه به کاهش استرس کمک می کند. پیاده روی در طبیعت، مدیتیشن یا خواندن کتاب را امتحان کنید.

حد و مرزها را تعیین کنید : وقتی همه چیز بیش از حد شلوغ می شود، برای تعیین حد و مرزهای کاری خود زمان بگذارید. فهرستی از مواردی که مایل به پذیرش آن هستید تهیه کنید و وقت خود را با این کار اختصاص دهید.

بهره وری خود را افزایش دهید : یکی از بهترین راه ها برای مدیریت استرس، بهبود بهره وری است. این به این معنی است که هوشمندتر کار کنید، نه سخت‌تر - از ابزارهایی مانند برنامه‌ریزان روزانه یا نرم‌افزار ردیابی استفاده کنید که از شما می‌خواهد در طول روز سازماندهی شده و در مسیر انجام وظایف خود بمانید.

بنابراین چگونه می‌توانید این مهارت‌های مدیریت زمان را در عمل بهبود بخشید؟

فهرست ابزارهای مدیریت زمان موثر

چند ابزار مفید وجود دارد که می تواند به شما در بهبود مهارت های مدیریت زمان کمک کند.

1. تقویم – نگه داشتن یک تقویم برای ردیابی تعهدات شخصی و حرفه ای و مهلت های ضروری حیاتی است. این به شما کمک می کند تا سازماندهی شده بمانید و هنگام انجام چندین کار به طور همزمان استرس را کاهش دهید. می توانید از ابزارهای تقویم مانند AgoraPulse، Buffer و غیره استفاده کنید

2. لیست کارهایی که باید انجام دهید - ایجاد یک لیست کارها می تواند به سازماندهی افکار شما، اولویت بندی کارها و جلوگیری از تعویق کمک کند. با پیگیری کارهایی که باید در هر روز انجام شود، بیشترین استفاده را از زمان خود خواهید برد و کمتر احساس خستگی خواهید کرد. می توانید از ابزارهایی مانند Asana To-Do List Manager، Create To-Do List و غیره استفاده کنید.

3. تایمر - تایمرها می توانند با ارائه یک یادآوری بصری برای انجام وظایف در یک بازه زمانی خاص به شما کمک کنند تا در برنامه باقی بمانید. این می تواند به شکستن اینرسی کمک کند که اغلب ما را به غفلت از وظایف مهم سوق می دهد.

4. سیستم مدیریت ایمیل - ایجاد و سازماندهی یک صندوق ورودی ایمیل کارآمد می تواند زمان بر باشد، اما برای کارآمد ماندن ضروری است. می‌توانید با مرتب‌سازی ایمیل‌ها در پوشه‌ها بر اساس اهمیت، جزئیات لازم برای تکمیل کارها را پیدا کنید. می توانید از ابزارهای سیستم مدیریت ایمیل مانند Zendesk، Hiver، Sanebox و غیره استفاده کنید

5. مدیریت رسانه‌های اجتماعی – اطلاع از آخرین اخبار و به‌روزرسانی‌ها در رسانه‌های اجتماعی می‌تواند به زمان و تلاش نیاز داشته باشد. می توانید از ابزارهای SMM مانند Hootsuite، Agora Pulse، Sendible و غیره استفاده کنید.

مدیریت حساب‌های رسانه‌های اجتماعی شما به طور مؤثر نیاز به سازماندهی کارآمد دارد، که می‌تواند توسط یک سیستم مدیریت ایمیل صوتی یا ابزار نظارت بر رسانه‌های اجتماعی به آن کمک کند.

نتیجه

در این مقاله متوجه شدیم که مدیریت زمان یک مهارت آسان برای یادگیری است. با این حال، اگر احساس می‌کنید که مهارت‌های مدیریت زمان شما می‌تواند تا حدودی از مسواک زدن استفاده کند، ما نکات ارزشمندی را برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان شما پیشنهاد کرده‌ایم.

علاوه بر این، سعی کنید زمانی را برای تأمل و تحلیل منظم خود پیدا کنید تا ارزیابی کنید که کجا می توانید پیشرفت کنید. در نهایت، می توانید با مرور موفقیت ها و شکست های گذشته از اشتباهات خود درس بگیرید تا عملکرد آینده را بهینه کنید.

سوالات متداول در مورد مدیریت زمان

Q1. آیا می توانم وظایفی را به دیگران محول کنم تا وقت خود را برای اولویت های دیگر آزاد کنم؟

پاسخ: واگذاری وظایف می‌تواند راهی مفید برای آزاد کردن زمان برای اولویت‌های حیاتی باشد، اما اطمینان از این امر ضروری است که وظیفه واگذار شده برای شخص دیگری غیر از شما مناسب‌تر است.

Q2. آیا مدیریت زمان یک مهارت سخت است یا نرم؟

پاسخ: مدیریت زمان یک مهارت پیچیده است که به شما کمک می کند وظایف خود را به موقع و به درستی انجام دهید. توانایی های خوب مدیریت زمان برای موفقیت در محل کار ضروری است، اما فقط گاهی اوقات مشهود است.

Q3. دشمن مدیریت زمان چیست؟

پاسخ: دشمن مدیریت خوب زمان، اتلاف وقت برای کارهای بی اهمیت است. با تمرکز انرژی خود بر روی کارهای ضروری، می توانید روز کاری خود را بهبود ببخشید و زمان بیشتری را برای چیزهای مهم آزاد کنید.