یک سیستم فهرست وظایف می‌تواند برای بهره‌وری شما فوق العاده هست، اما تشخیص اینکه کدام یک از روشهای برنامه ریزی برای شما بهترین است، می‌تواند چالشی باشد. آیا شما از آن دسته افرادی هستید که از برداشتن قلم و خط زدن آیتم‌هایی از لیست لذت می برید؟ یا نوت بوک را ترجیح می دهید؟ کارت های یادداشت یا همان sticky noteها؟ یا آخرین و بهترین برنامه فهرست وظایفی که می توانید پیدا کنید؟

در این مقاله، مواردی را اشاره میکنم که مناسب اکثر کسانی که از فهرست وظایف برای برنامه ریزی استفاده می‌کنند. اما قبل از هر چیزی بیایید ببینیم که استفاده از فهرست وظایف چه مزیت‌هایی دارد؟

مزایای داشتن یک سیستم فهرست وظایف

به نظر می رسد که انتخاب و چسبیدن به یک سیستم فهرست وظایف مزایای زیادی دارد. روزهای ما اغلب آنقدر شلوغ است که به راحتی احساس سردرگمی، ناامیدی یا بی انگیزگی می کنیم. اما فهرست وظایف به کاهش این مشکلات کمک می کند.

فهرست‌ها به شما کمک می‌کنند کارهایی را که باید انجام دهید، به خاطر بسپارید، که این خود منجر به عملکرد و اعتماد به نفس بهتر می‌شود. تهیه فهرست کارهایی که باید انجام دهید به تمرکز شما نیز کمک می کند، بنابراین می توانید کارهای بیشتری را در یک روز انجام دهید. بعلاوه، حس موفقیتی که از حذف وظایف از لیست خود احساس می کنید برای ایجاد انگیزه عالی است.

اما مهم است که به دنبال سیستمی باشید که برای شما کار می کند. سیستم مناسب می تواند به شما کمک کند کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید. انتخاب سیستم اشتباه ممکن است بیشتر از ارزش آن دردسر ایجاد کند.

5 الگوی فهرست وظایف عالی

سبک کار شما هرچه که باشد، سیستم ها و الگوهای فهرست وظایف زیر می‌توانند شما را در مسیر بهره وری بهتر یاری کنند. هر سیستمی منطق خودش را دارد. در برخی از آنها یک لیست و در برخی دیگر چندین لیست ایجاد خواهید کرد. اگر مطمئن نیستید که کدام یک برای شما مناسب است، دوتا را امتحان کنید.

1. قانون 1-3-5

چند کار را می توانید در روز انجام دهید؟ احتمالاً آنقدر که شما می خواهید نیست.

در قانون 1-3-5 همه چیز حول محور دو موضوع است: اولویت بندی وظایف و سرعت بخشیدن به خودتان تا بتوانید کارهای بیشتری انجام دهید.

همه ما می دانیم که برخی از کارها کم و بیش از سایرین اهمیت بیشتری دارند و برخی از کارها کم و بیش زمان می برند. این روش فهرست کارها از الکس کاولاکوس ، بنیانگذار The Muse، به شما کمک می کند تا در مورد آنچه واقعاً می توانید انجام دهید، واقع بینانه تر باشید.

اما این قانون چگونه کار میکند؟

در یک روز معمولی، فرض کنید فقط می توانید به طور واقع بینانه یک کار بزرگ، سه کار متوسط و پنج کار کوچک را انجام دهید. پس در مجموع 9 کار است که برای یک روز کافی است. در صورت لزوم می توانید کارهای متوسط و کوچک کمتری داشته باشید یا برخی از زمانها را برای درخواست های لحظه آخری خالی بگذارید.

با این سیستم ابتدا باید مهمترین کار را انجام دهید. سپس به سراغ کارهای متوسط و بعد از آنها کارهای کوچک بروید. به طور معمول اگر کار شما بیش از ۲ ساعت زمان نیاز داشته باشد آن یک کار بزرگ است. اگر کار شما چیزی حدود ۴۰ دقیقه زمان برای انجام دادن نیاز داشته باشد آن یک کار متوسط است. و اگر کار شما به حدود ۱۵ دقیقه زمان برای تکمیل شدن نیاز داشته باشد آن یک کار کوچک است.

2. روش 3 لیست

فقط به این دلیل که قرار نیست کاری امروز انجام شود به این معنی نیست که برای شما مهم نیست. این ایده پشت روش 3 لیست مربی اجرایی آلیسون ریم است. اغلب اوقات، نگه داشتن فهرست کارهایی که باید انجام دهید به معنای پرداختن به امور فوری و آسان است، در حالی که همه چیز کنار می رود. با گذشت زمان، این می‌تواند به این معنی باشد که فهرست کارهای ساده شما طولانی‌تر و طولانی‌تر می‌شود، زیرا کارهای سخت‌تر و کمتر حساس به زمان روی هم انباشته می‌شوند.

یکی از راه حل های این مشکل، روش 3 لیست است. در اینجا نحوه کار آن آمده است:

شما سه لیست تهیه می کنید.

• لیست شماره 1 برای کارهای مهمی است که باید انجام شوند، اما نه امروز.
• لیست شماره 2 برای کارهای فوری است که باید امروز انجام دهید.
• لیست شماره 3 لیستی از کارهایی است که برای مدت طولانی در لیست شما بوده اند و با این سرعت، شما هرگز به آنها نخواهید رسید.

با لیست شماره 2، لیست کارهای روزانه خود شروع کنید. این کارها را در تقویم خود یا برنامه ای برای ردیابی وظایف وارد کنید. سپس وظایف کمتر حساس به زمان خود را از لیست شماره 1 برای تاریخ های آینده برنامه ریزی کنید و اهمیت آنها را ارزیابی کنید. در نهایت، نگرانی هایی را که در مورد لیست شماره 3 دارید کنار بگذارید و به آنچه مهم است بپردازید.

روش 3 لیست برای کمک به شما در اولویت بندی موارد مهم و خلاص شدن از شر چیزهای غیر مفید عالی است.

3. روش آیوی لی

برخی از افراد از انجام کارها به روش قدیمی لذت می برند. با روش آیوی لی ، تنها چیزی که نیاز دارید یک قلم و کاغذ برای تهیه فهرست کارها و یک جیب برای نگهداری آن است.

در اوایل دهه 1900، آیوی لی به طور مشهور چکی به مبلغ 25000 دلار از صنعتگر چارلز شواب دریافت کرد تا از کمک به افزایش بهره وری شرکتش با این روش تشکر کند - یعنی لیست خود را کوتاه نگه داشته و قبل از ادامه کار، از عهده هر کار برآیید.

بیایید با نحوه کار آن آشنا شویم:

1. قبل از خواب، 3 تا 6 کار مهم را برای فردا بنویسید.
2. وظایف را به ترتیب اهمیت شماره گذاری کنید.
3. لیست را به یک کارت شاخص جیبی منتقل کنید.
4. روز کاری خود را با کار شماره 1 شروع کنید.
5. قبل از اینکه به کار شماره 2 بروید باید کار شماره ۱ تمام شود.
6. اتمام هر کار را با حذف آن از لیست خود جشن بگیرید.

نکاتی که نیاز به توجه بیشتری در این روش دارند:

• قبل از خواب، یک لیست جدید برای فردا بنویسید.
• کارهای ناتمام را به روز بعد منتقل کنید.
• اگر 6 کار زیاد است، حجم کارهای روزانه را کاهش دهید.

پس از تقریباً 100 سال، آیوی لی هنوز یکی از بهترین روش های بهره وری است .

4. روش انجام یک کار

اگر متوجه شدید که هرگز نمی توانید به اندازه کافی در روز انجام دهید، ساده کردن نحوه کار می تواند راهی برای رهایی از ناامیدی شما باشد.

گاهی اوقات مشکل این است که لیست کارهای شما خیلی طولانی است. ایده پیتر برگمن برای فهرست کارهای موثرتر این است که فقط یک کار را انجام دهید.

نحوه کار آن به این صورت است که:

1. لیستی کامل از کارهایی که می خواهید انجام دهید بنویسید.
2. فقط یک مورد را از لیست انتخاب کنید و آن را روی یک کاغذ تمیز یادداشت کنید.
3. لیست کامل خود را تا زمانی که یک مورد خود را تکمیل و خط خطی کنید کنار بگذارید.
4. این فرآیند را با کار دیگری از لیست کامل خود تکرار کنید.

اگر با روش‌های دیگر مشکل داشته‌اید، لیست‌های تک موردی واقعاً می‌توانند فهرست کارهای بهتری را ایجاد کنند . این روش شما را مجبور می کند مهم ترین چیز را انتخاب کنید و تمام تمرکز خود را روی آن یک چیز بگذارید.

5. فهرست کارهای دیجیتالی 

برخی از افراد هنوز از حفظ لیست کارهای خود بر روی کاغذ لذت می برند. اما فراموش نکنیم که سال 2021 است. یک برنامه برای همه چیز وجود دارد و لیست کارهایی که باید انجام شوند نیز از این قاعده مستثنی نیستند.

یک برنامه لیست کارهای دیجیتالی که اغلب به عنوان مدیر وظایف دیجیتال شناخته می شود، گزینه ای محبوب است زیرا چیزهایی را ارائه می دهد که با قلم و کاغذ قدیمی نمی توانید به دست آورید.

ایجاد یک لیست آسان است. کافی است تلفن خود را بیرون بیاورید و فهرست جدیدی را تهیه کنید یا از یک الگو استفاده کنید، وظایف تکرار شونده و موارد دیگر را تنظیم کنید.

یادآوری‌ها و هشدارها تقریباً در همه برنامه‌های لیست وظایف رایگان موجود است ، چیزی که با فهرست‌های کاغذی و قلمی امکان‌پذیر نیست.

همگام‌سازی ابری و دسترسی به این معناست که می‌توانید یک برنامه فهرست کارهای مشترک برای اشتراک‌گذاری فهرست بین دستگاه‌ها یا هم تیمی‌های مختلف داشته باشید .

برنامه ریزی مجدد با یک ابزار دیجیتال آسان است، به این معنی که می توانید ضرب الاجل ها را به عقب برگردانید یا با کشیدن انگشت خود اولویت بندی کنید.

با یک جستجوی سریع در گوگل، خواهید دید که تعداد زیادی نرم افزار رایگان برای مدیریت وظایف و همچنین برنامه های پولی وجود دارد.

تصمیم‌گیری در مورد بهترین برنامه برای ردیابی وظایف فقط به سلیقه شما بستگی دارد.